Die Gemeinde Isernhagen legt dem Rat eine Beschlussvorlage zur Erhöhung der Mittel für die Microsoft-365-Plattform vor. Ziel ist nach Angaben der Verwaltung die Herstellung maximaler IT-Sicherheit sowie die Anbindung der Feuerwehren an M365.
Für den Haushalt 2026/2027 soll der Rat die Mittel für die Unterhaltung von M365 um 173.921 Euro erhöhen. Die Sitzungsvorlage nennt als zuständige Gremien den Wirtschafts-, Digital- und Finanzausschuss am Montag, 22. Juni 2026, den Verwaltungsausschuss am Mittwoch, 24. Juni 2026, sowie den Rat am Montag, 29. Juni 2026.
Die Gemeinde befindet sich nach der einstimmigen Ratsentscheidung vom Montag, 30. Juni 2025, im Einführungsprozess für die Microsoft-365-Software-Suite. Zu Projektbeginn waren für Benutzerlizenzen jährliche Kosten von rund 107.000 Euro netto beziehungsweise rund 127.000 Euro brutto pro Jahr sowie rund 186.500 Euro netto für Implementierungskosten veranschlagt. Das Kostenvolumen wurde für drei Jahre auf rund 508.000 Euro netto beziehungsweise 604.000 Euro brutto geschätzt.
Die Verwaltung begründet den zusätzlichen Bedarf mit verschärften Anforderungen an die IT-Sicherheit. Nach intensiver Beratung mit dem IT-Dienstleister Bechtle und dem Beauftragten für Datenschutz und Datensicherheit sollen die vorhandenen Lizenzen um Sicherheitsvorkehrungen und weitere Maßnahmen erweitert werden. Die ursprüngliche Planung ging nur von den zwingend notwendigen Lizenzpaketen aus; eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Sicherungssoftware für die Cloud waren zunächst nicht berücksichtigt.
Für die Nutzerlizenzen sind nach der Vorlage die Typen E5 und F3 mit Add-Ons für Security und Compliance vorgesehen. Außerdem sollen 20 Lizenzen für Funktionspostfächer eingeplant werden. Als weiterer Bestandteil des Vorhabens soll M365 auch bei den sieben freiwilligen Ortsfeuerwehren eingesetzt werden, für die insgesamt 25 Lizenzen vorgesehen sind. Die Verwaltung verweist dabei auf die dezentral organisierte Struktur der Feuerwehr und auf eine vereinfachte standortübergreifende Zusammenarbeit.
Zur zusätzlichen Absicherung soll eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über Hardware-Token eingeführt werden, da dienstliche Smartphones nicht flächendeckend verfügbar sind. Zudem ist eine Cloud-to-Cloud-Backuplösung vorgesehen, die als Cloud App Protection Service bezeichnet wird und eine verschlüsselte sowie DSGVO-konforme Absicherung von Cloud-Daten ermöglichen soll. Für die Umstellung des E-Mail-Systems von GroupWise auf MS Outlook wird außerdem eine mögliche Spezialsoftware zur Datenmigration vorsorglich berücksichtigt. Die vorhandenen GroupWise-Lizenzen wurden deshalb um ein Jahr verlängert und laufen im April 2027 endgültig aus.
Die Kostenübersicht weist für 2026 und 2027 höhere Gesamtkosten aus als in der Planung von 2025. Aus der Gegenüberstellung ergibt sich ein Zusatzbedarf von 173.921 Euro brutto. Die Vorlage nennt außerdem Einsparungen ab 2027 durch wegfallende Lizenzen für nicht mehr genutzte Software sowie weitere Einsparungen ab 2028 durch das Auslaufen von Windows-Enterprise-Lizenzverträgen. Mit den veranschlagten Mitteln sollen die Gesamtkosten des Projekts bis November 2028 gedeckt sein.
In der Einschätzung der Verwaltung wird M365 als Grundlage für effizientere und zukunftssichere Arbeit beschrieben. Gleichzeitig verweist die Vorlage auf die Bedeutung der Software für mobiles Arbeiten, digitale Standards und die weitere Digitalisierung der Verwaltung. Die Verwaltung sieht darin auch einen Beitrag, um dem Fachkräftemangel zu begegnen und die Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen.
Ausführliche Informationen stehen in den Ratsunterlagen zur Verfügung: Vorlage.